En el mundo moderno, la productividad es esencial para el éxito laboral, pero muchas personas luchan por gestionarla de manera eficiente. Según Laura Mae Martin, asesora ejecutiva de productividad en Google, el problema no radica en el esfuerzo, sino en intentar abarcar demasiadas tareas a la vez. Martin, quien ha trabajado con algunos de los ingenieros y ejecutivos más destacados del mundo, destaca una habilidad que puede marcar la diferencia: establecer prioridades claras y específicas.
La importancia de establecer prioridades
La clave para lograr más sin caer en el agotamiento es cambiar el enfoque de los objetivos amplios a las prioridades específicas. Mientras que los objetivos suelen ser más abstractos y a largo plazo, las prioridades son acciones concretas e inmediatas que impulsan el avance hacia esos objetivos.
Por ejemplo, un objetivo podría ser lograr un ascenso a un puesto gerencial en un año, mientras que una prioridad sería desarrollar habilidades de liderazgo asumiendo la dirección de un proyecto en tu equipo durante el trimestre actual. Esta prioridad inmediata se convierte en un paso esencial para alcanzar el objetivo a largo plazo.
Martin sugiere centrarse en tres prioridades principales a la vez. “Muy pocos de nosotros podemos concentrarnos en diez grandes cosas simultáneamente”, comenta. Tener tres prioridades claras te permitirá enfocarte mejor y ser más efectivo.
Cómo gestionar distracciones
Las distracciones son inevitables en el día a día, pero Martin ofrece una analogía útil para gestionarlas: visualiza tus tareas como si fueran piedras, guijarros y arena en un frasco. Las piedras representan las grandes prioridades, mientras que los guijarros y la arena son tareas pequeñas y distracciones. Primero coloca las piedras grandes en el frasco (tus prioridades principales) y luego deja que las tareas menores ocupen el espacio restante.
Si surgen tareas urgentes, pregúntate si realmente se alinean con tus prioridades y si beneficiarán tu carrera a largo plazo. En algunos casos, será necesario cambiar el enfoque, como cuando un jefe o cliente tiene una emergencia. Sin embargo, en otros casos, es importante decir "no" a distracciones innecesarias, como reuniones que no aportan valor o ayudar a un compañero con algo que no es prioritario.
El poder de decir "no"
Aprender a decir "no" es una parte crucial de la priorización. Martin subraya la importancia de encontrar un equilibrio entre proteger tu tiempo y mantener relaciones positivas con los colegas. No siempre es fácil, pero comprometerse en exceso puede ser más perjudicial que decir "no" desde el principio.
Una estrategia efectiva para rechazar una tarea o solicitud es dar una razón específica por la que no puedes cumplir con lo que te piden o simplemente mencionar que necesitas tiempo para pensarlo. Algunos ejemplos que sugiere Martin son:
- “Fue genial escuchar sobre el nuevo proyecto que estás liderando. Te informaré si puedo comprometerme, dada mi carga actual de trabajo.”
- “Veo que Amy de mi equipo ya está asistiendo a esa reunión y tiene más contexto, por lo que no asistiré.”
Este enfoque permite que tus compañeros se sientan apoyados, pero también te ayuda a proteger tus prioridades, ya que el tiempo es un recurso limitado.
Conclusión
Para ser más productivo y exitoso en el trabajo, es crucial enfocarse en prioridades claras y específicas en lugar de tratar de abarcar demasiado. Aprender a gestionar las distracciones y decir “no” cuando sea necesario te permitirá proteger tu tiempo y energía, lo que te ayudará a alcanzar tus objetivos a largo plazo sin agotarte en el proceso.